Service
Digitalisation des processus administratifs
Papier, PDF envoyés par e-mail, validations orales : vos documents administratifs suivent un circuit que personne ne voit en entier. Nous le transformons en circuit numérique, clair et traçable, du devis à l'encaissement.
Ce que vous vivez aujourd'hui
Les situations que nous entendons le plus souvent
Le document introuvable
Le bon de commande signé est dans la boîte mail de quelqu'un. Le PV de réception est dans un classeur.
La circulation des factures
Une facture fournisseur passe de main en main pour validation, et personne ne sait où elle est bloquée.
Les notes de frais et les absences
Tickets en vrac, formulaires papier, tableaux à recopier pour la paie chaque fin de mois.
Les signatures qui traînent
Imprimer, signer, scanner, renvoyer : chaque signature ajoute des jours au délai.
Les numéros en double
Les devis et factures sont numérotés à la main, avec des trous ou des doublons qui posent problème au comptable.
Aucun suivi de l'avancement
Impossible de savoir combien de devis sont en attente, signés ou refusés sans compter à la main.
Notre réponse
Ce que nous mettons en place
Nous modélisons votre circuit administratif, de la création du document à son archivage, avec les validations et les signatures à chaque étape.
- Devis, bons de commande, contrats et PV de réception générés à partir des données du dossier.
- Numérotation automatique, continue et sans doublon.
- Statuts de chaque document : brouillon, envoyé, signé, refusé.
- Signature électronique des documents par le client.
- Notes de frais avec photo des justificatifs, demandes d'absence et validation.
- Archivage des PDF émis et exports pour le comptable.
Ce que vous obtenez
- Un circuit unique, de la création à l'archivage.
- Des modèles de documents à vos couleurs et à vos mentions légales.
- Un tableau de bord de l'avancement.
- Des exports prêts pour la comptabilité et la paie.
Exemple concret
Bons de commande, notes de frais et absences réunis dans un seul outil
Le contexte
Un installateur de bornes de recharge gère des achats auprès de fournisseurs et de sous-traitants, des techniciens en déplacement et une équipe administrative.
Le problème
Bons de commande, notes de frais et absences passaient par des fichiers et des e-mails séparés, difficiles à rapprocher pour le contrôle de gestion.
La solution
- Bons de commande fournisseurs et sous-traitants générés en PDF.
- Notes de frais avec justificatifs et export PDF.
- Demandes et validation des absences.
- Contrôle de gestion qui rapproche achats et ventes par période.
Résultat : les documents administratifs suivent tous le même circuit et alimentent le contrôle de gestion.
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