Métier
Gestion administrative : quand vos outils ne se parlent pas
Un CRM, un logiciel de facturation, une banque, des tableurs, une messagerie : chaque outil fait bien son travail, mais l'administratif consiste à faire le lien entre eux. Nous automatisons ce lien.
Ce que vous vivez aujourd'hui
Les situations que nous entendons le plus souvent
La circulation des factures
Factures clients et fournisseurs passent par e-mail, sont enregistrées dans un outil, rapprochées dans un autre, relancées depuis un troisième.
La synchronisation des données
Un client modifié dans le CRM ne l'est pas dans la facturation. Les écarts se découvrent au pire moment.
Les doubles saisies
Chaque commande, chaque client, chaque paiement est saisi plusieurs fois, par plusieurs personnes.
Les tâches récurrentes
Relances, exports pour le comptable, tableaux de bord pour la direction : les mêmes tâches reviennent chaque semaine.
Les documents éparpillés
Devis signés, bons de commande, justificatifs : ils sont dans des dossiers partagés, des boîtes mail, des classeurs.
Le coût de traitement par dossier
Chaque dossier consomme du temps administratif. Quand l'activité augmente, l'administratif suit.
Notre réponse
Ce que nous mettons en place
Nous ne vous demandons pas de tout remplacer. Nous connectons ce que vous avez déjà, nous automatisons ce qui se répète, et nous ajoutons l'outil manquant quand il le faut.
- Cartographie de vos outils et des échanges de données entre eux.
- Synchronisation automatique des clients, commandes et paiements entre vos logiciels.
- Circuit de validation des factures et des documents.
- Relances automatiques des factures impayées, avec historique.
- Exports périodiques pour le comptable, préparés et envoyés seuls.
- Tableau de bord unique de l'activité et de la trésorerie.
Ce que vous obtenez
- Vos outils actuels conservés et connectés.
- Une saisie unique de chaque information.
- Des tâches récurrentes automatisées et tracées.
- Une vision consolidée de l'activité.
Exemple concret
Un recouvrement des impayés qui ne dépend plus de la mémoire de quelqu'un
Le contexte
Un installateur de bornes de recharge émet des acomptes, des soldes et des factures de visite technique, pour des particuliers et des professionnels.
Le problème
Les factures impayées étaient repérées tardivement et relancées à la main, sans vision claire de la situation de chaque client.
La solution
- Analyse des impayés classés par situation, avec le détail de chaque facture.
- Relances automatiques par e-mail, et relance manuelle en un clic.
- Commentaires de suivi du recouvrement sur chaque dossier.
- Export sur mesure par client pour les échanges avec le service comptable.
Résultat : chaque impayé est identifié et relancé selon une règle claire.
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